Privacy verklaring

Deze verklaring geeft informatie over hoe Notaflex omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Naam kantoor: Notaflex
een handelsnaam van Mr R.C.M. Schaap B.V.
Adres: Kerkplein 12A
Postcode / Plaats: 3891 ED Zeewolde
Contactpersoon: mw K. Helderman
E-mailadres: info@notaflex.nl

 

Onze dienstverlening

Notaflex vraagt je persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;

  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
  • voor de doelen waar je specifiek toestemming voor hebt gegeven.

Je gegevens worden niet zonder je toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
 

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met je persoonsgegevens, moet Notaflex zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

  1. Notaflex moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Je gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
  2. Notaflex moet de ondertekende akte met je persoonsgegevens verplicht en in tijdsduur onbeperkt bewaren.
  3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
  4. Notaflex moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
  5. Notaflex moet verplicht je identiteit controleren. Notaflex moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van je opvragen. Een notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
  6. Je persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door Notaflex geldt:

  1. het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van dienstverlening waaraan geen notariële akte is gekoppeld, zoals het uitbrengen van adviezen, opstellen van onderhandse akten en afwikkelen van nalatenschappen;
  2. het vastleggen en raadplegen ten behoeve van het legalisatie van handtekeningen;
  3. het verzamelen, vastleggen en gebruiken voor de financiële administratie.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als Notaflex persoonsgegevens van je verwerkt, die wij niet van jou zelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

  • Openbare registers, waaronder het Kadaster, Kamer van Koophandel, Rechtbank.
  • Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin je één van de partijen bent
  • Accountant, hypotheekadviseur, fiscaal adviseur of andere zakelijke dienstverlener
  • Bank of andere financiële instelling.
  • Basis Registratie Personen (BRP)
  • Naaste familieleden (bijvoorbeeld bij nalatenschappen en schenkingen)
  • Bestuursleden (bijvoorbeeld bij stichtingen en verenigingen

Doorgeven van je persoonsgegevens

Notaflex geeft je persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

  • Notaflex verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
  • Belastingdienst, Inspectie Registratie.
  • Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). 
  • Openbare registers, zoals Kadaster, Kamer van Koophandel, Rechtbank.

Persoonsgegevens worden door Notaflex niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van je persoonsgegevens

Je persoonsgegevens worden door Notaflex niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden in tijd onbeperkt bewaard.

Je rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer je persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kun je op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doe je door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor Notaflex je aanvraag inwilligt, zal Notaflex je eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene
Je kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens Notaflex verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op je verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en je hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer je meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heb je het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer je wilt dat je persoonsgegevens worden verwijderd, kun je hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer je de verwerking van persoonsgegevens door Notaflex wil beperken (in afwachting van door jou gevraagde rectificatie van je persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat je juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt je hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer je persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en je de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt je hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Als wij je gegevens gebruiken voor direct marketing kunt je bezwaar maken tegen deze verwerking.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van je rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Notaflex stelt alles in het werk om te voldoen aan jouw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen, zoals de Wet op het notarisambt. Mocht Notaflex om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt je hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van je persoonsgegevens door Notaflex

Wanneer je klachten hebt over de verwerking van persoonsgegevens door Notaflex dan horen wij dit graag via info@notaflex.nl Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kun je terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.