Cliëntacceptatie en meldingsplicht

Notaflex is als iedere notaris verplicht ongebruikelijke transacties die te maken kunnen hebben met witwaspraktijken of financieren van terrorisme te melden bij het meldpunt ongebruikelijke transacties, officieel FIU-Nederland genaamd. Dit op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Ook als het gaat om een voorgenomen transactie die (nog) niet wordt uitgevoerd. De Wwft geldt voor bijna het gehele werkterrein van de notaris, behalve het familie- en erfrecht.

Op grond van de Notariswet moeten alle cliënten die een transactie door Notaflex willen laten uitvoeren hun identiteit door de aan Notaflex verbonden notaris laten vaststellen en laten verifiëren met behulp van een geldig en origineel identiteitsbewijs. De mate van het risico dat een bepaalde cliënt of transactie meebrengt, is bepalend voor de omvang van het onderzoek dat Notaflex op grond van de Wwft verplicht is te doen. Verscherpt onderzoek is bijvoorbeeld verplicht voor cliënten die een politiek prominente functie bekleden (PEP’s) en voor cliënten die in een staat wonen die door de Europese Commissie is aangewezen als een staat met een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme, of in geval van een transactie die gerelateerd is aan een dergelijke staat.

Onderdanen van de EU/EER-landen en Zwitserland kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig nationaal paspoort, een diplomatiek paspoort of dienstpaspoort, een geldige identiteitskaart met pasfoto of een geldig rijbewijs met pasfoto waarvan de houder in Nederland woont. Andere personen kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig reisdocument of een geldig vreemdelingendocument. Het vaststellen van de identiteit kan in overleg met de notaris ook door een andere beroepsbeoefenaar worden gedaan.

De identiteit van een rechtspersoon, zoals bv, nv of stichting kan worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister. Dit kan zowel een uittreksel in fysieke vorm zijn als een uittreksel in elektronische vorm dat door Notaflex zelf wordt aangevraagd. Ook alle personen die een belang houden van meer dan 25 procent in het kapitaal van een rechtspersoon of daarin op andere wijze feitelijke zeggenschap hebben, moeten bekend zijn bij de notaris en hun identiteit desgewenst laten verifiëren. Deze personen worden ook wel UBO’s genoemd oftewel ultimate beneficial owners. Notaflex kan verplicht zijn op grond van de Wwft nader onderzoek te doen.

Notaflex mag op basis van notariële beroepsregels geen contante bedragen aannemen of uitbetalen boven het van overheidwege aangegeven maximum. Als er toch in strijd met deze regel contanten worden aangenomen of een dergelijke betaling in contanten aan de notaris door de cliënt wordt overwogen, moet Notaflex dit melden bij de FIU-Nederland. Dit is ook het geval als de cliënt de contanten op een rekening van Notaflex stort. Deze meldingsplicht geldt ook als Notaflex op verzoek van een cliënt boven het van overheidswege aangegeven maximum in contanten uitbetaalt of laat uitbetalen door de bank.

Notaflex heeft geen meldingsplicht als eventuele (voorgenomen) ongebruikelijke transacties in een oriënterende bespreking ter sprake komen. Cliënten kunnen dan alles vrij met Notaflex bespreken. De wettelijke verplichtingen gelden vanaf het moment dat Notaflex een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde transactie onder de wettelijke regeling valt. In dat geval is Notaflex verplicht eventuele ongebruikelijke transacties als in de wet bedoeld bij de FIU-Nederland te melden. Notaflex mag volgens de wet cliënten niet van een melding op de hoogte brengen.